Die vollständige Präsentation aus dem Webinar vom 31. Juli 2025 — ein Praxis-Leitfaden für alle, die ihre Fileserver-Ablage in eine logische, sichere und effiziente Struktur überführen wollen.
Warum ein Datennutzungskonzept?
Ständige Suche nach Informationen, falsche Datenversionen, Zeitverluste, Sicherheitslücken und Compliance-Verstöße: Ein Datennutzungskonzept (DNK) ist die strukturierte Strategie dagegen — mit messbaren Vorteilen bei Effizienz, Kosten, Datensicherheit und Compliance. Grundlage ist das Verstehen der aktuellen Struktur: Analyse von Datenmenge, Rechten und Zuständigkeiten, etwa mit dem migRaven.24/7 Analyzer.
Die wichtigsten Regeln
- Klassifizierung — persönliche Daten ins Homelaufwerk, öffentliche Daten ins Abteilungs- oder Projektverzeichnis, private Daten gehören nicht ins Firmennetzwerk (Regelung mit dem Betriebsrat).
- Ordnerstruktur — geringe Verschachtelung (maximal 5, ideal 3 Ebenen), 10–20 Ordner je Ebene, eindeutige Namen, keine leeren Ordner.
- Zweckgebundene Verzeichnisse — neun Typen von Leitungs-, Abteilungs-, Projekt- und Prozessverzeichnissen bis zu Transferverzeichnissen mit automatischer Löschung nach etwa einer Woche.
- Dateibenennung — nur a–z, A–Z, 0–9, Binde- und Unterstrich; keine Leerzeichen, Umlaute oder Sonderzeichen; saubere Versionierung statt Namen wie „neu" oder „alt".
Technologische Unterstützung liefern Folder Self Service und Desktop Client (migRaven.24/7): Ordner selbst erstellen, Rechte festlegen, Löschdatum setzen — Zeitersparnis, Sicherheit, kein Wildwuchs.
