Wissensdatenbanken & Knowledge Hubs: Wissen intelligent vernetzen, finden, nutzen.
Wenn Schlüsselpersonen die IT verlassen, verschwindet oft mehr als ein Benutzerkonto: Es verschwindet Kontext. Genau darum geht es in unserem Beitrag zur WIMA-Webconference am 24.06.2026: Wie Unternehmen kritisches Infrastrukturwissen sichtbar, nachvollziehbar und dauerhaft nutzbar machen.
Unter dem Titel „Wenn der Admin geht, darf das Wissen nicht verschwinden“ zeigen Thomas Gomell und Rüdiger Massih, warum moderne IT-Dokumentation nicht nachträglich gepflegt werden sollte, sondern direkt im Arbeitsprozess entstehen muss.
Warum IT-Wissen heute anders gesichert werden muss
In vielen Unternehmen ist IT-Wissen nicht wirklich dokumentiert. Es steckt in gewachsenen Gruppenstrukturen, historischen Berechtigungen, alten Fileserver-Pfaden, SharePoint-Sites, Teams, Skripten, Ausnahmen und persönlichen Routinen einzelner Administratoren. Solange alle Schlüsselpersonen verfügbar sind, fällt das kaum auf. Kritisch wird es, wenn jemand ausfällt, die Rolle wechselt oder das Unternehmen verlässt.
Dann reicht eine klassische Bestandsliste nicht mehr aus. Sie zeigt vielleicht, dass eine Gruppe existiert. Aber sie beantwortet nicht die entscheidenden Fragen: Warum gibt es diese Gruppe? Welche Daten hängen daran? Wer ist fachlich verantwortlich? Welche Entscheidung führte zu dieser Berechtigung? Und wer hat die letzte Änderung freigegeben?
Die zentrale Frage
Wie wird aus verstreuten technischen Informationen ein belastbares Wissensmodell, das auch morgen noch verstanden wird?
Der besondere MAX-Ansatz: Wissen entsteht aus Beziehungen
migRaven.MAX betrachtet IT-Dokumentation nicht als isolierte Ablage für technische Zustände. Der Ansatz geht weiter: MAX verknüpft Informationen aus Active Directory, Entra ID, Microsoft Teams, SharePoint und Fileservern zu einem zusammenhängenden Bild. Dadurch wird sichtbar, wie Benutzer, Gruppen, Daten, Systeme, Anwendungen, Abteilungen und Verantwortliche miteinander verbunden sind.
Das ist der Unterschied zwischen „Daten sammeln“ und „Wissen nutzbar machen“. Erst wenn Beziehungen sichtbar werden, lässt sich nachvollziehen, welche Auswirkungen eine Änderung hat, welche Berechtigung kritisch ist oder wo Verantwortlichkeiten fehlen.
Analysieren
MAX macht sichtbar, welche Identitäten, Gruppen, Berechtigungen, Datenbereiche und Microsoft-365-Strukturen vorhanden sind.
Verknüpfen
Aus Einzelinformationen entsteht ein Knowledge Graph: Beziehungen zwischen Benutzern, Gruppen, Daten, Systemen und Ownern werden nachvollziehbar.
Dokumentieren
Änderungen werden nicht nur durchgeführt, sondern mit Kommentaren, Begründungen, Freigaben und Verantwortlichkeiten verbunden.
Dokumentation wird Teil des IT-Prozesses
Der stärkste Hebel liegt nicht in einer weiteren Dokumentationspflicht, sondern in einem geführten Arbeitsprozess. Wenn Änderungen an Benutzern, Gruppen, Berechtigungen oder Datenstrukturen vorgenommen werden, sollte nicht nur der technische Zustand aktualisiert werden. Es muss gleichzeitig nachvollziehbar werden, warum diese Änderung notwendig war, wer sie beauftragt hat, wer sie freigegeben hat und in welchem fachlichen Kontext sie steht.
Der Mehrwert für IT, Security und Compliance
MAX erzeugt eine zusätzliche Wissensebene über dem technischen Zustand: eine nachvollziehbare Entscheidungshistorie. So wird aus einer Änderung nicht nur ein administrativer Vorgang, sondern ein dokumentierter Baustein des Unternehmenswissens.
Das Ergebnis: Übergaben werden einfacher, Audits belastbarer, Verantwortlichkeiten klarer und Entscheidungen auch Jahre später nachvollziehbar.
Was wir in der Webconference zeigen
Der Vortrag bleibt bewusst praxisnah. Im Mittelpunkt stehen typische Situationen aus gewachsenen IT-Umgebungen: unklare Gruppen, vererbte Berechtigungen, unbekannte Datenverantwortliche, verteilte Microsoft-365-Strukturen und Dokumentationen, die im Alltag schnell veralten.
Die Themen im Überblick
- Warum implizites IT-Wissen zu einem echten Risiko für Betrieb, Security und Compliance wird
- Wie technische Daten aus AD, Entra ID, Teams, SharePoint und Fileservern in Beziehung gesetzt werden
- Wie ein Knowledge Graph als Wissenshub für Infrastrukturinformationen funktioniert
- Warum Kommentare, Begründungen, Freigaben und Verantwortlichkeiten direkt im Änderungsprozess dokumentiert werden sollten
- Wie Unternehmen Übergaben erleichtern, Audits vorbereiten und Entscheidungen langfristig nachvollziehbar halten
Der Kern des MAX-Ansatzes: Infrastrukturwissen darf nicht davon abhängen, wer gerade im Unternehmen ist. Es muss im System sichtbar, im Prozess gepflegt und im Zusammenhang nutzbar sein.
Für wen der Beitrag besonders relevant ist
IT-Leitung und Administration
Für Teams, die gewachsene AD-, Microsoft-365- und Fileserver-Strukturen verstehen, bereinigen und dauerhaft kontrollierbar machen müssen.
Security und Compliance
Für Verantwortliche, die Berechtigungen, Änderungen und Entscheidungen nachvollziehbar machen und Auditfähigkeit verbessern wollen.
Wissensmanagement und Digitalisierung
Für Organisationen, die Wissen nicht nur in Dokumenten suchen, sondern technische, fachliche und organisatorische Zusammenhänge nutzbar machen möchten.
Termin und Referenten
WIMA-Webconference: Wissensdatenbanken & Knowledge Hubs
Datum: 24.06.2026
Unser Slot: 11:00 bis 11:30 Uhr
Vortrag: Wenn der Admin geht, darf das Wissen nicht verschwinden
Referenten: Thomas Gomell und Rüdiger Massih
Wer verstehen möchte, wie aus gewachsenen IT-Strukturen ein lebendiger Knowledge Hub für Infrastrukturwissen entsteht, erhält in diesem Vortrag einen kompakten, praxisnahen Einstieg.
