Eine Migration von Fileservern nach SharePoint oder auf einen neuen Fileserver klingt zunächst nach einer technischen Aufgabe: Daten analysieren, kopieren, Berechtigungen übertragen – fertig.
In der Praxis zeigt sich jedoch schnell, dass eine erfolgreiche Migration weit mehr ist als ein Kopiervorgang. Historisch gewachsene Datenstrukturen, überflüssige Berechtigungen, unbekannte Abhängigkeiten und tausende Dateiverlinkungen machen Migrationsprojekte komplex. Wer diese Faktoren erst während der eigentlichen Migration entdeckt, riskiert steigende Kosten, Verzögerungen und im schlimmsten Fall unterbrochene Geschäftsprozesse.
Genau hier setzt das Konzept der Best-Case-Migration an: Eine Migration sollte als fachlich geführte Restrukturierung verstanden werden – nicht als reines Verschieben von Daten.
Im Webinar vom 24. September 2026 zeigten Rüdiger Massih und Thomas Gomell, warum reine Lift-&-Shift-Migrationen häufig zu Problemen führen – und wie sich Fileserver- und SharePoint-Migrationen systematisch vorbereiten und absichern lassen.
Webinaraufzeichnung: Die Best-Case-Migration für Fileserver und SharePoint
Sehen Sie in der Aufzeichnung, wie migRaven.MAX Daten und Berechtigungen analysiert und bereinigt, Data Owner einbindet, Abhängigkeiten sichtbar macht und Migrationen mit Readiness-Prüfungen, zentraler Projektsteuerung und Link-Repair absichert – und wie KI dabei Planung, Entscheidungsfindung und Durchführung unterstützt.
Die eigentliche Herausforderung liegt nicht bei „A nach B“
Fileserver- und SharePoint-Migrationen haben eines gemeinsam: In den meisten Unternehmen sind die bestehenden Strukturen über Jahre oder Jahrzehnte gewachsen.
Dabei sammeln sich nicht nur große Datenmengen an. Auch Berechtigungen, Gruppen, Identitäten und Abhängigkeiten entwickeln sich weiter – häufig ohne dass die ursprüngliche Struktur noch vollständig dokumentiert ist.
Das führt zu mehreren zentralen Herausforderungen.
1. ROT-Daten: Nicht alles muss mit
Ein erheblicher Teil der Daten auf Fileservern besteht aus sogenannten ROT-Daten: redundanten, obsoleten und trivialen Daten.
In Kundenumgebungen zeigt sich nach den Erfahrungen aus zahlreichen Migrationsprojekten häufig, dass ein großer Teil der vorhandenen Daten nicht mehr produktiv benötigt wird. Diese Daten zu identifizieren und gemeinsam mit den verantwortlichen Fachbereichen über Löschen, Archivieren oder Migrieren zu entscheiden, ist deshalb einer der wichtigsten Schritte vor der Migration.
Denn wer alles migriert, migriert nicht nur unnötige Daten mit. Er erhöht gleichzeitig den Speicherbedarf, den Prüfaufwand und die Komplexität der Zielumgebung.
Gerade bei SharePoint kommt ein weiterer Aspekt hinzu: Die Qualität der Datenbasis beeinflusst auch die spätere Nutzung von KI-Anwendungen. Redundante, veraltete oder falsche Inhalte sind keine gute Grundlage für intelligente Such- und Assistenzfunktionen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: Wie viele Daten migrieren wir? Sondern auch: Welche Daten sollten überhaupt migriert werden?
2. Gewachsene Berechtigungen werden schnell zum Sicherheits- und Kostenfaktor
Auch Berechtigungsstrukturen wachsen über die Jahre.
Obsolete Benutzerkonten, überflüssige Gruppen, Gruppenverschachtelungen und überprivilegierte Konten können dazu führen, dass niemand mehr den vollständigen Überblick darüber hat, wer tatsächlich auf welche Daten zugreifen kann.
Für eine Migration ist das problematisch – und aus Sicherheitssicht ebenfalls relevant.
Eine Migration sollte deshalb nicht dazu führen, dass bestehende Probleme einfach in die neue Umgebung übertragen werden. Vielmehr bietet sie die Möglichkeit, Berechtigungsstrukturen zu analysieren, obsolete Rechte zu entfernen und ein nachvollziehbares Berechtigungskonzept für das Zielsystem zu schaffen.
Besonders bei einer Migration nach SharePoint ist eine einfache 1:1-Übertragung der bisherigen Fileserver-Berechtigungen häufig nicht der richtige Ansatz. Die Zielstruktur muss vielmehr bewusst geplant werden.
3. Dateiverlinkungen: Wenn die Migration technisch erfolgreich ist, aber das Business stillsteht
Ein häufig unterschätztes Risiko sind Verlinkungen innerhalb von Dateien.
Excel-Dateien, Dokumente und andere Dateien können auf zahlreiche weitere Dateien oder Pfade verweisen. Solche Verlinkungen können für Geschäftsprozesse entscheidend sein – etwa für Formeln, Makros oder automatisierte Abläufe.
Ändern sich durch eine Migration die Dateipfade, können diese Verbindungen brechen.
Damit entsteht ein Szenario, das im Webinar besonders deutlich formuliert wurde: Die Migration kann am Sonntagabend technisch erfolgreich abgeschlossen sein – und trotzdem steht am Montag ein wichtiger Geschäftsprozess still.
Manuell lässt sich dieses Problem kaum zuverlässig lösen. In großen Umgebungen können sehr viele Verlinkungen vorhanden sein.
Deshalb gehört die Analyse und gegebenenfalls Reparatur von Links in eine professionelle Migrationsplanung.
4. Abhängigkeiten müssen sichtbar werden
Nicht jede Abhängigkeit ist dokumentiert.
Eine Anwendung kann auf bestimmte Verzeichnisse zugreifen, ein Servicekonto kann Berechtigungen benötigen oder ein Geschäftsprozess kann von Dateien an einem bestimmten Speicherort abhängen.
Genau diese Abhängigkeiten sind kritisch, weil sie durch eine Migration unbemerkt unterbrochen werden können.
Eine einfache Abfrage per E-Mail nach dem Motto „Welche Pfade verwendet Ihre Abteilung?“ liefert dabei erfahrungsgemäß keine vollständige Sicht auf die tatsächliche Nutzung. Deshalb ist es sinnvoll, Zugriffe bereits vor der Migration zu erfassen und über einen längeren Zeitraum zu beobachten.
5. Data Owner: Die IT kann nicht jede fachliche Entscheidung treffen
Eine weitere Schlüsselrolle im Migrationsprojekt sind die Data Owner.
Die IT kann analysieren, welche Daten vorhanden sind, welche Berechtigungen bestehen und welche technischen Abhängigkeiten existieren. Sie kann aber nicht für jede Datei fachlich entscheiden, ob deren Inhalt noch benötigt wird.
Diese Entscheidungen müssen dort getroffen werden, wo das fachliche Wissen vorhanden ist.
Data Owner übernehmen deshalb eine zentrale Rolle: Sie entscheiden beispielsweise, welche Daten migriert, archiviert oder gelöscht werden, welche Zielstruktur verwendet wird und wer im Zielsystem Zugriff benötigt.
Das Problem: In vielen Unternehmen ist zunächst gar nicht klar, wer für welches Verzeichnis verantwortlich ist.
Die Ermittlung und Einbindung der Data Owner ist deshalb selbst ein wichtiger Teil der Projektvorbereitung.
Der Weg zur Best-Case-Migration
Wie lässt sich aus diesen Herausforderungen ein strukturiertes Vorgehen entwickeln?
Im Webinar wurde dafür ein schrittweiser Lösungsplan vorgestellt.
Schritt 1: Sichtbar machen, analysieren und verstehen
Am Anfang steht die Analyse der bestehenden Umgebung.
Dabei geht es beispielsweise um:
- Datenmengen und Datenalter
- Dateitypen
- Verzeichnisstrukturen
- Berechtigungen
- Verantwortlichkeiten
- Data Owner
- Abhängigkeiten
- potenzielle ROT-Daten
- technische Einschränkungen
Erst wenn diese Informationen vorliegen, lässt sich sinnvoll entscheiden, was überhaupt migriert werden soll.
Ein Beispiel aus einem großen Migrationsprojekt zeigt, wie weitreichend solche Entscheidungen sein können: Bei der Vorbereitung einer SharePoint-Migration wurde eine Regel etabliert, nach der Daten, die älter als sieben Jahre waren, vor der Migration gelöscht oder – sofern Aufbewahrungspflichten bestanden – archiviert wurden. Dadurch konnte die Migrationsmasse deutlich reduziert werden.
Schritt 2: Abhängigkeiten und Berechtigungen klären
Parallel zur Datenanalyse sollten Abhängigkeiten und Berechtigungen betrachtet werden.
Welche Anwendungen greifen auf welche Verzeichnisse zu? Welche Servicekonten sind beteiligt? Welche Berechtigungen werden tatsächlich benötigt?
Ein kontinuierliches Auditing kann dabei helfen, tatsächliche Zugriffe sichtbar zu machen und die fachlichen Gespräche mit den Data Ownern auf belastbare Informationen zu stützen.
Schritt 3: Zentral bereinigen
Bevor Fachbereiche mit der eigentlichen Migration beginnen, sollte die IT bereits zentral bereinigen.
Dazu können beispielsweise obsolete Berechtigungen oder nicht mehr benötigte Gruppen gehören.
Ein typisches Beispiel: Eine Mitarbeiterin erhält vor mehreren Jahren für einen einmaligen fachlichen Vorgang ein explizites Recht auf einen Ordner. Seitdem wurde dort weder gearbeitet noch benötigt sie diesen Zugriff. Solche veralteten Berechtigungen lassen sich vor der Migration entfernen.
Das reduziert die Zahl der Berechtigungsentscheidungen, die später gemeinsam mit den Fachbereichen geklärt werden müssen – und macht das gesamte Projekt schlanker.
Schritt 4: Zielsystem und Prozesse vorbereiten
Parallel dazu wird das Zielsystem vorbereitet.
Je nach Szenario können beispielsweise SharePoint-Sites, Teams oder Fileserver-Strukturen vorbereitet werden. Auch Self-Service-Prozesse können etabliert werden, sodass Data Owner bestimmte Verzeichnisse selbst verwalten oder entsprechende Strukturen anlegen können.
Entscheidend ist: Das Zielsystem sollte nicht erst dann entstehen, wenn die ersten Daten bereits migriert werden.
Schritt 5: Fachbereiche gezielt durch die Migration führen
Erst jetzt kommt die eigentliche fachliche Migration in den Fokus.
Die relevanten Verzeichnisse werden den zuständigen Data Ownern zugewiesen. Diese entscheiden über Bereinigung, Ziel und Berechtigungen.
Gleichzeitig bleibt das Auditing aktiv, um tatsächliche Zugriffe und Abhängigkeiten auch während der Vorbereitung und Migration nachvollziehen zu können.
So wird aus einer technisch getriebenen Migration ein strukturierter Prozess zwischen IT, Projektmanagement und Fachbereichen.
Migration nach SharePoint: Readiness statt Überraschungen
Gerade bei einer Migration nach SharePoint müssen technische Anforderungen frühzeitig berücksichtigt werden.
Dazu gehören unter anderem Dateitypen, Datenalter, Datenmengen und Pfadlängen. Über definierte Migrationsrichtlinien lässt sich festlegen, welche Voraussetzungen ein Verzeichnis erfüllen muss, bevor es überhaupt migriert werden kann.
So kann beispielsweise verhindert werden, dass inkompatible Dateitypen oder unerwünscht alte Daten in die Zielumgebung gelangen.
Eine Readiness-Prüfung schafft damit eine klare Antwort auf die Frage: Ist dieses Verzeichnis tatsächlich bereit für die Migration?
Wenn nicht, kann der Data Owner gezielt erkennen, was noch zu erledigen ist.
Auch Pfadlängen können dabei berücksichtigt werden. Im Webinar wurde erläutert, dass je nach Zugriffsszenario unterschiedliche technische Grenzen relevant sind und die Readiness Policy entsprechende Hinweise liefern kann. Ein automatisches Kürzen der Namen erfolgt dabei nicht; stattdessen können problematische Strukturen gezielt identifiziert und fachlich angepasst werden.
Migration zentral steuern und überwachen
Bei größeren Projekten reicht es nicht, einzelne Kopierjobs zu starten.
Projektmanager benötigen einen Überblick über den gesamten Scope:
- Welche Verzeichnisse gehören zum Projekt?
- Wer ist Data Owner?
- Welche Readiness-Prüfungen wurden bestanden?
- Welche Verzeichnisse sind blockiert?
- Welche Migrationswelle ist geplant?
- Welche Jobs laufen gerade?
- Welche Daten wurden bereits übertragen?
- War die Migration erfolgreich?
Eine zentrale Projektsteuerung und ein Migrationsmonitoring schaffen hier Transparenz. Auch die Kommunikation mit Data Ownern kann direkt in den Prozess integriert werden.
KI als Unterstützung für Migration und Entscheidungsfindung
Ein weiterer Schwerpunkt des Webinars war der Einsatz von KI.
Die Grundlage bildet dabei ein sogenannter Knowledge Graph, in dem Informationen aus unterschiedlichen Systemen miteinander verknüpft werden können. Dazu zählen beispielsweise Fileserver und Active Directory ebenso wie Microsoft-365-Dienste wie OneDrive, SharePoint, Exchange, Teams und Entra ID. Auch Drittsysteme können über APIs angebunden werden.
Der Vorteil dieses Ansatzes liegt darin, dass Fragen nicht nur anhand einzelner Datenquellen beantwortet werden. Die KI kann Informationen aus dem tatsächlichen Kontext der Infrastruktur nutzen.
Das kann beispielsweise bei folgenden Aufgaben unterstützen:
- komplexe Abhängigkeiten verstehen
- Berechtigungsstrukturen analysieren
- Auswirkungen von Änderungen untersuchen
- Data Owner bei ihren Aufgaben unterstützen
- Handlungsempfehlungen für einzelne Verzeichnisse erstellen
- problematische Daten oder Strukturen hervorheben
Im Webinar wurde außerdem gezeigt, wie KI für Data Owner eingesetzt werden kann: Statt ihnen lediglich eine Liste technischer Informationen zu geben, kann ein automatisch erstelltes Exposé den Kontext eines Verzeichnisses zusammenfassen und konkrete nächste Schritte aufzeigen.
Dabei bleibt die KI ein Werkzeug zur Unterstützung der Entscheidungsfindung. Die fachliche Entscheidung darüber, was mit Daten und Verzeichnissen geschieht, bleibt beim verantwortlichen Unternehmen beziehungsweise beim jeweiligen Data Owner.
Link-Repair: Ein kleines Detail mit großer Wirkung
Ein besonderes Augenmerk liegt auf der Reparatur von Dateiverlinkungen.
Vor der Migration können Dateien auf vorhandene Links geprüft werden. Dabei wird analysiert, ob die Links noch funktionieren und welche Quelldateien mit welchen Zielen verbunden sind.
Nach der Migration können die veränderten Zielpfade genutzt werden, um die entsprechenden Links wiederherzustellen.
Damit wird ein Problem adressiert, das ansonsten schnell zu erheblichem manuellem Aufwand und zu unterbrochenen Geschäftsprozessen führen kann.
Die Migration als Chance für die IT-Umgebung
Eine Migration wird häufig als notwendiges Großprojekt betrachtet, das möglichst schnell abgeschlossen werden soll.
Der bessere Ansatz kann darin liegen, die Migration als Restrukturierungsprojekt zu verstehen.
Denn eine sauber vorbereitete Migration kann gleichzeitig dazu beitragen,
- unnötige Daten zu reduzieren,
- Speicher- und Betriebskosten zu senken,
- veraltete Berechtigungen zu entfernen,
- Sicherheitsrisiken zu reduzieren,
- Abhängigkeiten sichtbar zu machen,
- Geschäftsprozesse abzusichern,
- die Zielstruktur nachhaltig zu verbessern und
- Fachbereiche stärker in die Verantwortung einzubinden.
Im Webinar wurde deshalb ein zentraler Gedanke immer wieder hervorgehoben: Entscheidend ist nicht allein, wie viele Daten erfolgreich migriert wurden. Ebenso wichtig ist, welche Daten bewusst nicht migriert werden.
Fazit: Eine erfolgreiche Migration beginnt vor dem ersten Kopiervorgang
Fileserver- und SharePoint-Migrationen sind keine reinen Kopierprojekte.
Sie sind eine Gelegenheit, bestehende Strukturen zu analysieren, Daten zu bereinigen, Berechtigungen neu zu denken, Abhängigkeiten aufzudecken und die Zielumgebung bewusst zu gestalten.
Der Weg zur Best-Case-Migration beginnt deshalb nicht mit dem ersten Migrationsjob, sondern mit der Frage: Was haben wir eigentlich – und was davon brauchen wir wirklich?
Wer Daten, Berechtigungen, Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten frühzeitig sichtbar macht und Fachbereiche strukturiert einbindet, schafft die Grundlage für eine Migration, die nicht nur technisch funktioniert, sondern auch langfristig einen Mehrwert für das Unternehmen liefert.
Die im Webinar vorgestellte Plattform migRaven.MAX unterstützt diesen Ansatz mit Funktionen für Analyse, Bereinigung, Auditing, Data-Owner-Einbindung, Migrationsplanung, Readiness-Prüfung, Projektsteuerung, Monitoring und Link-Repair. Ergänzend kann KI genutzt werden, um Informationen aus der bestehenden Umgebung kontextbezogen auszuwerten und Verantwortliche bei Entscheidungen und nächsten Schritten zu unterstützen.
Wer eine Fileserver- oder SharePoint-Migration plant, sollte deshalb nicht nur fragen, welches Migrationstool Daten kopieren kann. Die wichtigere Frage ist: Wie wird aus einer technisch notwendigen Migration ein kontrollierter, fachlich sinnvoller und nachhaltiger Transformationsprozess?
Das nehmen Sie aus dem Webinar mit
- Warum reine Lift-&-Shift-Migrationen häufig zu Problemen führen
- Wie sich ROT-Daten vor der Migration erkennen und gemeinsam mit den Fachbereichen bereinigen lassen
- Warum gewachsene Berechtigungen nicht 1:1 ins Zielsystem übertragen werden sollten
- Wie Dateiverlinkungen und unbekannte Abhängigkeiten sichtbar werden, bevor sie Geschäftsprozesse unterbrechen
- Wie Data Owner ermittelt und strukturiert in die Migration eingebunden werden
- Wie Readiness-Prüfungen, Projektsteuerung und Monitoring eine Migration planbar machen
- Wie KI auf Basis des Knowledge Graphs Entscheidungen und nächste Schritte unterstützt
Wie gut kennen Sie die Daten, die Sie migrieren wollen?
Welche Daten werden noch gebraucht? Welche Berechtigungen sind überholt? Welche Dateien verweisen auf Pfade, die sich mit der Migration ändern? Und wer entscheidet im Fachbereich darüber?
In einer persönlichen Vorstellung zeigen wir, wie migRaven.MAX Ihre Fileserver- und SharePoint-Umgebung analysiert und wie daraus ein planbarer Weg zur Best-Case-Migration entsteht.
